Excusesbrief aan klant

De klant heeft altijd gelijk, zelfs als de klant ongelijk heeft. De kracht van een oprechte verontschuldiging kan een negatieve ervaring in een positieve veranderen, waardoor u en uw bedrijf worden beschermd tegen ongunstige publiciteit en zelfs rechtszaken. Het is van cruciaal belang om een ​​verontschuldigingsbrief te maken die waar klinkt en de betrokken klant het gevoel geeft dat iemand daadwerkelijk op zijn klacht / verklaring heeft gelet. De brief mag niet de minste hint geven van de schuld van het slachtoffer, waarbij de klant het gevoel krijgt dat hij enige verantwoordelijkheid draagt ​​voor het incident. Het loont om een ​​sjabloon te hebben die uw bedrijf snel kan aanpassen, zodat de klacht van de klant tijdig kan worden erkend. Snel reageren is cruciaal bij het de-escaleren van een situatie die mogelijk kan uitgroeien tot een nachtmerrie voor public relations, gezien de kracht van sociale media en virale inhoud tegenwoordig. Adresseer de klant rechtstreeks, neem specifieke informatie op, erken het ongemak voor de klant, accepteer de verantwoordelijkheid en onderteken de brief met de naam van de verantwoordelijke manager met telefoon- en e-mailcontact.

De kunst van excuses aanbieden aan uw klanten

Wanneer een klant klaagt over slechte klantenservice:

• Namens (bedrijfsnaam), mijn oprechte excuses voor uw negatieve ervaring met onze vertegenwoordiger, (naam van de persoon / personen). Ik begrijp uw frustratie omdat u lang moet wachten en uw vraag niet snel door een supervisor kunt laten oplossen. Het is ons doel om ervoor te zorgen dat klanten 100 procent tevreden zijn als ze zaken met ons doen. In uw geval hebben we dat uiteraard niet gedaan en mijn excuses daarvoor. Bij (bedrijfsnaam) worden al onze vertegenwoordigers, supervisors en managers getraind in de (bedrijfs) manier van zakendoen, dat is service met een hart, zodat de behoeften van de klant de hoogste prioriteit hebben. Uw bezorgdheid is niet snel en naar tevredenheid opgelost en ik ga persoonlijk contact opnemen met (afdeling of persoon) om ervoor te zorgen dat dit soort incidenten niet meer zal gebeuren. Ik ben van plan wijzigingen door het team te bespreken om proactiever te zijn in het voorkomen van situaties zoals die van u en het snel en effectief oplossen van incidenten. Uw tijd is waardevol en onze vertegenwoordiger had eerder om hulp van haar manager moeten vragen. Bedankt dat u ons hiervan op de hoogte heeft gesteld. We hopen dit om te zetten in een leerzaam moment zodat we 100 procent naar tevredenheid van de klant kunnen leveren. Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben, aarzel dan niet om mij te bereiken via de onderstaande telefoon en e-mail.
• Een zakelijke verontschuldigingsbrief schrijven
• Geachte klant, namens ons bedrijf wil ik mijn oprechte excuses aanbieden voor je recente ongemak tijdens je contact met ons personeel. Hoewel we ernaar streven u de best mogelijke service te bieden, kunnen fouten optreden, omdat het in onze menselijke aard niet perfect is. U moet weten dat we tal van maatregelen hebben getroffen om ervoor te zorgen dat ons personeel het beste is dat we kunnen bieden, zodat uw ervaring met winkelen in onze winkel altijd aangenaam is. Daarom ben ik blij u te kunnen informeren dat de medewerker (s) die verantwoordelijk waren voor het veroorzaakte ongemak zijn geïnformeerd en de juiste maatregelen worden geïmplementeerd, dus we zorgen ervoor dat zoiets nooit meer gebeurt. We willen dat al onze klanten tevreden zijn, dus om ons te verontschuldigen voor het ongeluk, bieden we u 25% korting op uw volgende aankoop in onze winkel. Onze excuses nogmaals, en we hopen dat u dit incident terzijde laat en ons blijft verkiezen voor al uw winkelbehoeften!
• Formele verontschuldigingsbrieven
• Geachte klant, ik wil graag mijn niet-aflatende dank uitspreken voor uw voortdurende steun gedurende de afgelopen jaren. Ik wil u ook bedanken voor het onder onze aandacht brengen van dit onderwerp en mijn excuses namens ons bedrijf. We willen dat al onze klanten tevreden zijn met onze diensten, dus we zijn diep bedroefd over het feit dat een van onze meest loyale klanten ontevreden was. Je moet begrijpen dat fouten deel uitmaken van de menselijke natuur, en hoewel we ernaar streven je de best mogelijke ervaring te bieden, kunnen fouten voorkomen. We hebben maatregelen geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat er in de toekomst niets vergelijkbaars gebeurt, dus we hopen dat u onze services blijft verkiezen voor al uw toekomstige behoeften. Als blijk van onze dank voor uw loyaliteit en als een middel om onze diepste excuses aan te bieden, willen we u niet alleen een volledige terugbetaling van de laatst geleverde service aanbieden, maar ook een korting van 25% op toekomstige services.

Wanneer een klant klaagt over beschadigde of defecte goederen:

• Bedankt dat u contact met ons hebt opgenomen over uw defect (productnaam). Het spijt ons dat het item / de service niet aan uw verwachtingen voldeed. We begrijpen dat u teleurgesteld bent en bieden onze excuses aan voor het eventuele ongemak. We kunnen verzekeren dat onze producten verschillende stadia van inspectie ondergaan om de kwaliteit te waarborgen. We betreuren het dat deze fout onze kwaliteitsmaatregelen voorbij is gegleden. We zullen het product vervangen. Daarnaast sturen we een kortingsbon / cadeaubon die u kunt gebruiken bij uw volgende aankoop. Nogmaals hartelijk dank voor het onder onze aandacht brengen van dit probleem. Als u andere vragen heeft, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Wanneer een klant meer in rekening werd gebracht dan de werkelijke prijs:

• Geachte klant, Het is mij opgevallen dat u tijdens een recente aankoop in uw winkel meer dan de werkelijke prijs van het artikel in rekening werd gebracht. Namens onze winkel wil ik me nederig verontschuldigen voor het ongeluk. Hoewel machines zijn geprogrammeerd om de dingen te doen die eerder door menselijke fouten zijn aangetast, kunnen systeemfouten en glitches optreden, wat verschillende problemen kan veroorzaken. Hoewel we in de loop van het jaar verschillende systeemcontroles uitvoeren, kan niemand zoiets onverwachts voorspellen als dit. Nu alles nu perfect in orde is, willen we uw vertrouwen in ons bedrijf herstellen door u geen volledige terugbetaling van het product aan te bieden, maar ook 25% korting op uw volgende aankoop in onze winkel. We hopen dat u een gewaardeerde klant blijft en we stellen het zeer op prijs dat u ons op deze kwestie heeft gewezen.

Wanneer het bedrijf een fout maakt die de klant rechtstreeks raakt:

• Ik schrijf mijn excuses voor de ongelukkige fout die is opgetreden tijdens het verwerken van uw bestelling / account op (datum). Ik begrijp uw frustratie met (naam van bedrijf / service) op dit moment en we willen allemaal dat u weet dat het ons heel erg spijt voor deze fout. Vanwege een storing in het systeem (of menselijke fouten / misverstand / enz.) Hebben we een fout gemaakt die u niet heeft gehinderd. We willen graag dat u weet dat we snel werken om deze fout te corrigeren en ervoor te zorgen dat deze niet meer voorkomt. We willen u graag 20 procent korting bieden op uw volgende aankoop, samen met een cadeaubon van $ 10 die u kunt gebruiken bij uw volgende bestelling. We betreuren het dat dit is gebeurd en we hopen dat u onze excuses kunt accepteren.

Wanneer een klant klaagt over slechte ervaring met een product of dienst:

• Geachte klant, we willen u hartelijk bedanken voor het melden van uw ervaring met een van onze producten. Als bedrijf streven we er altijd naar om de hoogst mogelijke kwaliteit te bereiken. Toch kunnen productiefouten optreden, die ons en onze klanten ernstig ongemak bezorgen. U kunt er zeker van zijn dat we er alles aan zullen doen om ervoor te zorgen dat er niets soortgelijks gebeurt, niet alleen met u, maar ook met elke klant. Om onze dankbaarheid te tonen voor het feit dat we al die tijd zo'n gewaardeerde klant zijn en onze excuses aan te bieden voor het ongelukkige evenement, bieden we je niet alleen een volledige terugbetaling voor het problematische artikel, maar bieden we ook 30% korting op je volgende 2 bestellingen van onze winkel, voor elk item naar keuze. We hopen dat u zo'n klein incident over het hoofd kunt zien en blijven onze winkel verkiezen voor uw toekomstige winkelbehoeften.
• Geachte klant, Het is mij onlangs opgevallen dat u ontevreden bent over ons restaurant. Allereerst wil ik u bedanken voor het geven van uw mening en het behandelen van de kwestie in een beschaafde zaak, omdat constructieve kritiek ons ​​onze fouten laat leren kennen en ons erop concentreert. Hoewel we streven naar de best mogelijke kwaliteit, is het niet meer dan eerlijk dat we niet aan de behoeften van elke persoon kunnen voldoen, ongeacht hoeveel we ernaar streven, elke persoon heeft een andere smaak. Maar omdat we u zoveel ongemak hebben bezorgd, willen we ons oprecht verontschuldigen. We waarderen elke klant en willen graag met alle klanten op goede voet staan. Dus als blijk van onze dankbaarheid en als een manier om onze diepste excuses aan te bieden, willen we je een gratis maaltijd aanbieden, zodat je ons nog een kans kunt geven. We hopen dat je dit incident opzij kunt zetten en dat je ons restaurant blijft verkiezen voor al je eetbehoeften.

Terwijl het werken in elk soort bedrijf dat rechtstreeks met klanten werkt, kan het proberen om elk van hen tevreden te stellen ruw zijn, en soms zijn fouten onvermijdelijk. Dus hoeveel u ook probeert, u zult altijd iemand hebben die niet tevreden is met uw diensten. Als je hier bent, betekent dat dat die persoon echt niet tevreden was, wat betekent dat je het moeilijk hebt verknald. Na zo'n grote fout, is de beste manier om je te verontschuldigen formeel te gaan. Ja, dat klopt, dat betekent dat je een brief moet schrijven. Maar in 2017 zijn de kansen dat je een brief hebt geschreven behoorlijk klein, dus je hebt waarschijnlijk absoluut geen idee wat je moet schrijven. En het is natuurlijk. Daarom zijn we hier om al het vuile werk voor je te doen en je sjablonen te bieden voor de beste excuses die je naar een klant kunt sturen!

Dit vind je misschien ook leuk...

Volgen:

Niet gevonden wat u zocht?

Advertentie

recente berichten

• 10 manieren om haar te verblinden op Valentijnsdag
• 10 unieke manieren om Valentijnsdag speciaal voor hem te maken
• Romantische Valentijnsdagberichten voor haar (vriendin of vrouw)